Đừng Chốt Lịch Trình Trước Khi Trả Lời 4 Câu Hỏi Này

Khi doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch cho một chuyến Team Building hay Corporate Trip, câu hỏi thường xuất hiện đầu tiên là:

“Năm nay mình sẽ đi đâu?”

Biển hay núi?
Đà Nẵng, Hội An, Huế, Phú Quốc hay một điểm đến mới?

Nhưng thực tế, địa điểm không nên là bước đầu tiên của quá trình lên kế hoạch.

Một chuyến đi có thể sở hữu một khách sạn đẹp, một điểm đến nổi tiếng và một lịch trình dày đặc, nhưng vẫn chưa chắc tạo ra được trải nghiệm phù hợp cho đội ngũ.

Ngược lại, một điểm đến ít nổi tiếng hơn có thể trở thành lựa chọn tốt hơn nếu nó phù hợp với mục tiêu, quy mô và điều doanh nghiệp thực sự muốn tạo ra.

Vì vậy, trước khi mở danh sách các điểm đến, hãy bắt đầu bằng 4 câu hỏi quan trọng hơn.

01. ĐI ĐỂ LÀM GÌ?

Đây có lẽ là câu hỏi quan trọng nhất.

Một chuyến đi của doanh nghiệp có thể có rất nhiều mục tiêu:
– Nghỉ dưỡng và tái tạo năng lượng.
– Gắn kết đội ngũ.
– Tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban.
– Chào đón nhân sự mới.
– Khuyến khích tinh thần đồng đội.
– Khám phá một điểm đến mới.
– Kết hợp hội nghị, đào tạo hoặc tổng kết.
– Hay đơn giản là tạo ra một khoảng thời gian để mọi người tạm rời khỏi công việc thường ngày.

Mỗi mục tiêu sẽ dẫn đến một cách tổ chức hoàn toàn khác nhau.

Nếu mục tiêu là Team Building, chương trình có thể cần những hoạt động tạo tương tác và phối hợp giữa các thành viên.

Nếu mục tiêu là Corporate Retreat, doanh nghiệp có thể ưu tiên không gian yên tĩnh, thiên nhiên, thời gian nghỉ ngơi và những hoạt động có nhịp độ nhẹ hơn.

Nếu mục tiêu là MICE hoặc Corporate Travel, yếu tố hội nghị, địa điểm tổ chức, giao thông và khả năng kết hợp giữa công việc với trải nghiệm sẽ trở nên quan trọng hơn.

Một hướng tiếp cận được nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện khuyến nghị cũng bắt đầu từ chính câu hỏi này: xác định mục tiêu trước, sau đó mới quyết định ngân sách, hình thức, địa điểm và lịch trình.

Vì vậy, đừng hỏi “Đi đâu?” trước.

Hãy hỏi:

“Sau chuyến đi này, doanh nghiệp muốn điều gì thay đổi?”

02. AI SẼ THAM GIA?

Cùng là một chuyến Team Building nhưng 20 người và 200 người chắc chắn không thể được thiết kế giống nhau.

Quy mô đội ngũ ảnh hưởng trực tiếp đến:
– Phương tiện di chuyển.
– Loại hình lưu trú.
– Không gian tổ chức.
– Cách chia nhóm.
– Hoạt động Team Building.
– Thời gian di chuyển.
– Hình thức ăn uống.
– Khả năng tổ chức Gala Dinner.
– Nhân sự vận hành.
– Chi phí tổng thể.

Nhưng số lượng chưa phải yếu tố duy nhất.

Doanh nghiệp cũng cần hiểu ai đang tham gia chuyến đi.

Đó có thể là:

Một đội ngũ trẻ
→ Có thể phù hợp với những trải nghiệm năng động, khám phá và tương tác nhiều hơn.

Một đội ngũ đa thế hệ
→ Cần cân bằng giữa hoạt động, nghỉ ngơi và sự thoải mái.

Nhiều phòng ban khác nhau
→ Có thể ưu tiên những hoạt động tạo cơ hội giao tiếp ngoài phạm vi công việc thường ngày.

Ban lãnh đạo và nhân viên cùng tham gia
→ Cần cân nhắc cách thiết kế hoạt động để mọi người có thể tương tác tự nhiên, thay vì tạo cảm giác phân tầng.

Một đội ngũ làm việc từ xa hoặc ở nhiều địa phương
→ Chuyến đi có thể trở thành một trong những cơ hội hiếm hoi để mọi người gặp nhau trực tiếp.

Nói cách khác:

Không chỉ cần biết “bao nhiêu người sẽ đi”, mà cần hiểu “những người đó là ai”.

Đây là lý do quy mô và thành phần người tham gia cần được xác định trước khi lựa chọn địa điểm. Budget và attendee list cũng có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình lập kế hoạch Corporate Trip.

03. NGÂN SÁCH & THỜI GIAN BAO NHIÊU?

Đây là phần rất thực tế nhưng đôi khi lại được quyết định quá muộn.

Một chuyến đi 2N1Đ sẽ có cách thiết kế khác với 3N2Đ hoặc 4N3Đ.

Tương tự, một ngân sách giới hạn cho phép doanh nghiệp ưu tiên những trải nghiệm khác với một chương trình có ngân sách lớn hơn.

Ngân sách không chỉ dành cho khách sạn.

Một Corporate Trip có thể bao gồm:
– Chi phí di chuyển.
– Lưu trú.
– Ăn uống.
– Địa điểm tổ chức.
– Hoạt động Team Building.
– Gala Dinner.
– Vé tham quan.
– Nhân sự vận hành.
– Thiết bị và sản xuất.
– Truyền thông/hình ảnh.
– Quà tặng.
– Chi phí phát sinh.

Vì vậy, thay vì hỏi:

“Điểm đến nào đẹp nhất?”

nên hỏi:

“Với ngân sách và thời gian này, trải nghiệm nào mang lại giá trị tốt nhất cho đội ngũ?”

Việc xác định ngân sách sớm cũng giúp tránh tình trạng lựa chọn một điểm đến hoặc venue quá hấp dẫn rồi phải cắt giảm những phần quan trọng khác của chương trình. Các hướng dẫn lập kế hoạch Corporate Retreat hiện nay cũng khuyến nghị xây dựng ngân sách trước khi đi sâu vào venue và chương trình.

Thời gian cũng quan trọng không kém.

Một chuyến đi ngắn không nhất thiết phải cố gắng nhồi thật nhiều hoạt động.

Nếu doanh nghiệp chỉ có 2 ngày 1 đêm, việc chọn một điểm đến quá xa có thể khiến phần lớn thời gian bị tiêu tốn cho việc di chuyển.

Ngược lại, với một chuyến 4 ngày 3 đêm, doanh nghiệp có nhiều không gian hơn để kết hợp:

Work → Connect → Explore → Reset

Điều quan trọng không phải là lịch trình có bao nhiêu hoạt động.

Mà là mỗi hoạt động có thực sự cần thiết hay không.

04. TEAM MUỐN TRẢI NGHIỆM ĐIỀU GÌ?

Đây là câu hỏi giúp một chuyến đi chuyển từ “được tổ chức” sang “được thiết kế”.

Team muốn:

Khám phá thiên nhiên?
Biển, núi, rừng, sông hoặc những không gian khác biệt với văn phòng.

Trải nghiệm địa phương?
Ẩm thực, văn hóa, con người và những câu chuyện của điểm đến.

Kết nối?
Những hoạt động giúp mọi người tương tác và hiểu nhau hơn.

Nghỉ ngơi?
Một không gian đủ yên để thực sự rời khỏi nhịp độ công việc.

Team Building?
Những thử thách và hoạt động cần sự phối hợp giữa các thành viên.

Có thêm thời gian trò chuyện?
Đôi khi một bữa tối kéo dài hoặc một buổi tối không có agenda lại tạo ra những cuộc trò chuyện đáng nhớ nhất.

Và đây cũng là lúc doanh nghiệp cần tránh một lỗi khá phổ biến:

Chọn địa điểm trước, sau đó cố gắng nhồi mọi trải nghiệm vào lịch trình.

Thay vào đó, hãy đi theo chiều ngược lại:

Xác định trải nghiệm → tìm điểm đến phù hợp → xây dựng lịch trình.

Bởi một điểm đến đẹp chưa chắc tạo ra trải nghiệm phù hợp.

TỪ 4 CÂU HỎI ĐẾN MỘT CHUYẾN ĐI PHÙ HỢP

Khi đã có câu trả lời cho 4 câu hỏi trên, quá trình lựa chọn sẽ trở nên rõ ràng hơn:

MỤC TIÊU

Đi để làm gì?

↓

ĐỘI NGŨ

Ai sẽ tham gia?

↓

NGUỒN LỰC

Ngân sách & thời gian bao nhiêu?

↓

TRẢI NGHIỆM

Team muốn trải nghiệm điều gì?

↓

ĐIỂM ĐẾN

Nơi nào phù hợp nhất?

↓

LỊCH TRÌNH

Tổ chức như thế nào để đạt được mục tiêu?

Đây là một trình tự đơn giản nhưng có thể thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp bắt đầu một chuyến Team Building hoặc Corporate Trip.

CÙNG LÀ CORPORATE TRIP, NHƯNG KHÔNG NHẤT THIẾT CÙNG MỘT CÁCH ĐI

Hãy thử đặt hai doanh nghiệp cạnh nhau.

Doanh nghiệp A

Mục tiêu: Tái tạo năng lượng
Quy mô: 30 người
Thời gian: 3N2Đ
Trải nghiệm mong muốn: thiên nhiên, nghỉ dưỡng, ẩm thực

Một lịch trình phù hợp có thể cần nhiều khoảng thời gian tự do, không gian yên tĩnh và những trải nghiệm nhẹ nhàng.

Doanh nghiệp B

Mục tiêu: Gắn kết các phòng ban
Quy mô: 120 người
Thời gian: 2N1Đ
Trải nghiệm mong muốn: Team Building và Gala Dinner

Chương trình sẽ cần chú trọng hơn đến khả năng vận hành, không gian tổ chức, hoạt động nhóm và logistics.

Cùng là Corporate Trip.

Nhưng hai doanh nghiệp có thể cần hai điểm đến, hai cách tổ chức và hai lịch trình hoàn toàn khác nhau.

Đó chính là lý do không nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Đâu là điểm đến đang hot?”

Mà nên bắt đầu bằng:

“Đâu là điểm đến phù hợp với đội ngũ của chúng ta?”

ĐỪNG ĐỂ LỊCH TRÌNH TRỞ THÀNH MỘT DANH SÁCH HOẠT ĐỘNG

Một lịch trình dài chưa chắc là một lịch trình tốt.

8:00 ăn sáng.
9:00 Team Building.
11:30 ăn trưa.
13:00 tham quan.
15:00 hoạt động nhóm.
17:00 về khách sạn.
19:00 Gala Dinner.
22:00 kết thúc.

Tất cả đều có vẻ rất đầy đủ.

Nhưng nếu không có khoảng trống để nghỉ ngơi, trò chuyện hoặc đơn giản là tận hưởng điểm đến, chuyến đi có thể trở thành một “phiên bản khác của deadline”.

Một Corporate Trip tốt không nhất thiết phải có thật nhiều hoạt động.

Nó cần có đúng hoạt động, đúng nhịp độ và đúng mục tiêu.

Đặc biệt với Corporate Retreat, việc bảo vệ những khoảng thời gian nghỉ và những tương tác tự nhiên cũng được xem là một phần quan trọng của trải nghiệm thay vì cố lấp đầy lịch trình.

VẬY, ĐÂU MỚI LÀ ĐIỂM ĐẾN PHÙ HỢP?

Không có một câu trả lời chung.

Một bãi biển đẹp có thể phù hợp với doanh nghiệp này nhưng chưa chắc phù hợp với doanh nghiệp khác.

Một khu nghỉ dưỡng cao cấp có thể là lựa chọn lý tưởng cho Corporate Retreat, nhưng chưa chắc là phương án tốt nhất cho một chương trình Team Building quy mô lớn.

Một thành phố có nhiều điểm tham quan có thể phù hợp với Corporate Travel, nhưng một địa điểm gần thiên nhiên lại có thể tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho một nhóm đang cần “reset”.

Điểm đến tốt không phải là điểm đến nổi tiếng nhất.

Đó là điểm đến có thể trả lời được câu hỏi:

“Nơi này có giúp chúng ta tạo ra trải nghiệm mà doanh nghiệp đang cần hay không?”

TEAM BUILDING HAY CORPORATE TRIP – HÃY BẮT ĐẦU TỪ CON NGƯỜI

Điều làm nên một chuyến đi đáng nhớ không chỉ là:

đi đâu, ở đâu hay chơi gì.

Mà còn là:

mọi người đã cùng nhau trải qua điều gì.

Một cuộc trò chuyện trên xe.

Một bữa ăn kéo dài hơn dự kiến.

Một hoạt động mà trước đó không ai nghĩ mình sẽ tham gia.

Một khoảnh khắc cả team cùng cười.

Hay đơn giản là vài giờ không email, không deadline và không cuộc họp.

Những điều đó thường không xuất hiện trong bảng itinerary.

Nhưng lại có thể là thứ mọi người nhớ lâu nhất sau khi chuyến đi kết thúc.

BGROUP TRAVEL: BẮT ĐẦU TỪ MỤC TIÊU, KHÔNG PHẢI ĐIỂM ĐẾN

Tại BGROUP Travel, chúng tôi tiếp cận Corporate Travel và Team Building từ chính những câu hỏi về doanh nghiệp:

Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?
Đội ngũ gồm những ai?
Nguồn lực và thời gian như thế nào?
Trải nghiệm nào thực sự phù hợp?

Từ đó mới xây dựng:

Destination → Experience → Itinerary → Operation

Thay vì đưa ra một lịch trình có sẵn và cố gắng tìm doanh nghiệp phù hợp với nó, mỗi hành trình được định hướng từ mục tiêu và nhu cầu thực tế của đội ngũ.

Từ Corporate Travel, Team Building, Corporate Retreat, Famtrip đến MICE, BGROUP Travel hướng đến việc tạo ra những hành trình không chỉ đưa mọi người đến một nơi khác, mà còn tạo ra một trải nghiệm có giá trị cho doanh nghiệp.

BGROUP Travel — More than a trip.